Hoe stel je een conforme factuur op in België? Welke vermeldingen zijn verplicht?
Alles wat zelfstandigen en kmo’s moeten weten om veelgemaakte fouten te vermijden die duur kunnen uitvallen.
Waarom is het cruciaal om een correcte factuur uit te reiken?
Als btw-plichtige is de factuur een essentieel wettelijk document. Ze dient zowel als handelsbewijs, als boekhoudkundig stuk en als basis voor de aftrek van de btw. Een fout of vergetelheid kan leiden tot fiscale sancties, geweigerde aftrekken of vertragingen bij de verwerking van je boekhouding.
Verplichte vermeldingen op een factuur in België
Elke factuur moet een aantal elementen bevatten om als geldig te worden beschouwd volgens het Belgische Btw-Wetboek:
- De uitgiftedatum van de factuur
- Een uniek en chronologisch nummer
- De volledige gegevens van de leverancier
- Het ondernemingsnummer (btw-nummer) van de leverancier
- De gegevens van de klant (naam, adres, btw-nummer indien btw-plichtig)
- De nauwkeurige omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- De effectieve datum van levering of prestatie
- De eenheidsprijs, de hoeveelheid en het bedrag exclusief btw
- Het toegepaste btw-tarief (0%, 6%, 12% of 21%)
- Het totale btw-bedrag
- Het totaal te betalen bedrag (incl. btw)
- Specifieke wettelijke vermeldingen indien nodig (bv.: « Verlegging van heffing Art. 39bis – intracommunautaire levering », « vrijstelling », « Forfaitaire regeling » enz.)
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Het btw-tarief vergeten of verkeerd toepassen
- Facturen zonder correcte nummering uitreiken
- Het btw-nummer van de btw-plichtige klant niet vermelden
- Factureren zonder verwijzing naar de prestatiedatum
- Kosten toevoegen zonder precisering of wettelijke basis
Welke btw-regels gelden in België?
- Gewone btw-plichtigen: moeten factureren met btw en periodiek aangeven
- Forfaitair stelsel of vrijstellingsregeling: geen btw aanrekenen, maar verplichte specifieke vermeldingen toevoegen
- Intracommunautaire of buiten-EU-prestaties: specifieke regels (verlegging van heffing, export, enz.)
Hulp nodig? Wij begeleiden je
FISCOFIN begeleidt je bij de conformiteit van je facturen, het beheer van je btw-aangiften, en de implementatie van geautomatiseerde tools voor facturatie en klantopvolging. Contacteer ons